KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca, QlinikAI Assist platformunu kullanan klinikler tarafından veri sorumlusu sıfatıyla işlenen kişisel verilerinize ilişkin hazırlanmıştır.

2. İşlenen Kişisel Veriler

Aşağıdaki kişisel verileriniz işlenmektedir:

• Kimlik verileri: Ad, soyad, doğum tarihi, TC kimlik numarası, cinsiyet
• İletişim verileri: Telefon numarası, e-posta adresi, adres bilgisi
• Sağlık verileri: Tıbbi geçmiş, alerjiler, ilaçlar, kronik hastalıklar, muayene bulguları
• Ses kayıtları: Klinik muayene sürecinde yapılan ses kayıtları
• Muayene kayıtları: SOAP notları, klinik özetler, tedavi planları
• İletişim tercihleri: WhatsApp ve diğer iletişim kanalları için onay bilgileri

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Sağlık hizmetlerinin yürütülmesi ve tıbbi kayıt oluşturulması
• Randevu planlama ve takip hizmetlerinin sağlanması
• Yapay zeka destekli klinik dokümantasyon (SOAP notu, klinik özet, hasta talimatları) oluşturulması
• Tedavi planlaması ve takibi
• Hasta güvenliğinin sağlanması
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Hasta iletişiminin yürütülmesi (onay verilmesi halinde)

4. Hukuki Dayanak

Sağlık verileriniz, KVKK'nın 6. maddesi uyarınca "sağlık ve cinsel hayat" özel nitelikli kişisel veri kategorisinde yer almakta olup; sağlık hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altındaki sağlık personeli tarafından işlenmektedir. Diğer kişisel verileriniz ise KVKK'nın 5. maddesi kapsamında hizmet sözleşmesinin ifası, meşru menfaat ve yasal yükümlülük hukuki sebeplerine dayalı olarak işlenmektedir.

5. Verilerin Aktarımı

Kişisel verileriniz, klinik hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla aşağıdaki hizmet sağlayıcılarla — her birine yalnızca işlevi için zorunlu olan veri gidecek şekilde — paylaşılmaktadır:

• Anthropic (Claude): yalnızca kimlik belirleyicilerinden arındırılmış (maskelenmiş) klinik içerik aktarılır; ad-soyad, telefon, TC kimlik numarası, doğum tarihi, e-posta ve adres bilgileri gönderilmeden önce otomatik olarak maskelenir.
• OpenAI (Whisper): yalnızca ses-metin dönüşümü amacıyla ham ses kaydı aktarılır; maskeleme ses üzerinde teknik olarak uygulanamadığından, muayene sırasında sözlü olarak ifade edilen kişisel bilgiler bu kayıtta yer alabilir. Sesli periodontal ölçüm ve hekimin ses ayarı kayıtları da aynı amaçla ve aynı şekilde aktarılır.
• Supabase: veritabanı ve dosya depolama altyapısı; veriler şifreli olarak saklanır.
• Twilio: onay verilmesi halinde WhatsApp üzerinden hasta iletişimi.
• Vercel (barındırma) ve Sentry (hata izleme): yalnızca teknik veriler (IP adresi, tarayıcı bilgisi); hata kayıtlarındaki kişisel veriler gönderilmeden önce otomatik olarak temizlenir.

Söz konusu aktarımlar, gerekli güvenlik önlemleri alınarak ve ilgili mevzuata uygun şekilde gerçekleştirilmektedir.

6. Ses Kaydı ve Yapay Zeka

Klinik muayene sırasında yapılan ses kayıtları; transkripsiyon, SOAP notu oluşturma, klinik özet ve hasta talimatları hazırlanması amacıyla yapay zeka sistemleri tarafından işlenmektedir. Ses kayıtları şifreli olarak depolanmakta ve yalnızca yetkili sağlık personeli tarafından erişilebilmektedir. Tüm yapay zeka çıktıları, onaylanmadan önce hekim incelemesinden geçmektedir. Ham ses kayıtları, tıbbi dokümantasyon üretildikten sonra kalıcı olarak saklanmaz; kayıt tarihinden itibaren 6 ay sonra sistemden otomatik ve geri döndürülemez şekilde silinir.

Veri minimizasyonu tedbiri olarak; ses kaydından elde edilen metin, içerik üretimi için yapay zeka diline (Anthropic Claude) gönderilmeden önce kimlik belirleyici bilgiler (ad-soyad, telefon, TC kimlik numarası, doğum tarihi, e-posta, adres) otomatik olarak maskelenir; yapay zeka bu bilgileri görmez. Maskelenen bilgiler yalnızca çıktı hekime gösterilmeden önce, sistem içinde geri yerleştirilir. Ses-metin dönüşümü (OpenAI Whisper) aşamasında işlem ham ses üzerinde gerçekleştiğinden bu maskeleme metin aşamasında uygulanır.

Sesli periodontal ölçüm ve ses ayarı (hekimler için). Hekim periodontal ölçüm değerlerini sesli okuduğunda, ses yalnızca metne çevrilmek üzere ses tanıma hizmetine gönderilir; ham ses sistemde saklanmaz, diske veya veritabanına yazılmaz. Hekimin isteğe bağlı ses ayarı (kalibrasyon) sırasında okuduğu örnek rakamların ses kaydı da saklanmaz; yalnızca bu kayıttan türetilen ayar değerleri (duraklama süresi, ses eşiği, mikrofon hassasiyeti gibi) hekimin profilinde tutulur. Ses kaydı biyometrik veri niteliği taşıyabileceğinden, ses ayarı yalnızca hekimin açık rızasıyla yapılır ve rızanın tarihi kaydedilir; rıza vermeyen hekim varsayılan ayarlarla çalışır. Maliyet ve hizmet güvenliği amacıyla her ses tanıma işleminin yalnızca süresi, tarihi, amacı ve kullanılan hizmet bilgisi kaydedilir; içerik kaydedilmez. Okuma metinlerinde hasta adı veya kimlik bilgisi bulunmaz. Sesle okunan değerler hekimin ekranında görünür ve muayene hekim tarafından kapatılmadan kesinleşmez; şüpheli değerler hekimin onayını bekler.

WhatsApp üzerinden kliniğe yazan hastaların mesajları, randevu oluşturma ve iptal işlemlerinin yürütülmesi amacıyla yapay zeka (Anthropic Claude) tarafından işlenir; bu işlemde de aynı maskeleme tedbiri uygulanır ve mesaj içerikleri yapay zekaya kimlik bilgileri maskelenerek iletilir. Yapay zeka aracılığıyla oluşturulan randevular klinik personelinin denetimine açık şekilde kaydedilir; dileyen hasta, işlemlerini her zaman kliniği telefonla arayarak yürütebilir.

7. Saklama Süresi

Kişisel verileriniz, Türk Tabipleri Birliği ve ilgili mevzuat uyarınca tıbbi kayıtlar için öngörülen saklama süreleri boyunca (en az 5 yıl) muhafaza edilmekte; bu sürenin dolmasının ardından güvenli şekilde imha edilmektedir.

Veri minimizasyonu ilkesi gereği bu süre, veri türüne göre farklılaşır: tıbbi kayıt niteliğindeki veriler (SOAP notları, klinik özetler, tedavi planları, transkripsiyon metinleri) mevzuattaki asgari süreler boyunca saklanırken; bu kayıtların kaynağı olan ham ses kayıtları, kayıt tarihinden itibaren 6 ay sonra otomatik olarak silinir. Ses kaydının silinmesi, ondan üretilmiş tıbbi dokümantasyonu etkilemez.

8. Haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi kapsamında aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini isteme
• İşlemenin otomatik sistemler vasıtasıyla gerçekleştirilmesi durumunda aleyhine oluşabilecek sonuçlara itiraz etme
• Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme

Haklarınızı kullanmak için kliniğinizle veya veri sorumlusuyla iletişime geçebilirsiniz.

9. Güvenlik

Kişisel verilerinizin güvenliğini sağlamak amacıyla; veri şifreleme (TLS/HTTPS), erişim kontrolü ve rol tabanlı yetkilendirme, güvenli bulut altyapısı ve düzenli güvenlik denetimleri uygulanmaktadır.